Servicios

Oficina de Gestión Documental

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Consulta y préstamo documental

Para acceder a nuestro fondo documental institucional, debes enviar un correo electrónico formalizando la solicitud. De esta manera, ofreceremos las siguientes modalidades de consulta, conforme a los niveles de acceso y restricción en razón a la preservación y conservación de los documentos.

Contamos con un espacio disponible para el acceso a los documentos identificados como patrimonio documental institucional que, por su valor histórico, no podrán ser retirados, con el fin de garantizar la autenticidad e integridad de los mismos.
Brindamos el préstamo físico de los documentos que aún no tienen restricción de acceso patrimonial y pueden ser gestionados directamente en las unidades académicas o administrativas, los cuales serán entregados al solicitante en la Oficina de Gestión Documental.
Ofrecemos la recopilación de los datos o documentos requeridos para identificar, analizar y consolidar la información solicitada, la cual será enviada a través del correo electrónico institucional.
Disponemos de un sistema interno de gestión de documentos electrónicos que actualmente se encuentra recopilando y catalogando el fondo documental histórico, con el fin de difundir la memoria institucional y permitir el acceso tanto a investigadores y académicos como a funcionarios en general.

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Asistencias

Ofrecemos apoyo oportuno, dependiendo el requerimiento, mediante las siguientes modalidades:

Apoyo a través del correo electrónico, control remoto del equipo y atención telefónica.
Apoyo en las unidades académicas y administrativas con un aprendiz del SENA, para realizar actividades exclusivas en cuanto a los procesos y procedimientos de organización documental, establecidas bajo un plan de trabajo, incluyendo fechas de inicio y de finalización.

Servicio de correspondencia

Correspondencia

Contamos con un servicio de mensajería local, nacional e internacional, a través de un courier especializado, quien garantiza entregas oportunas mediante un seguimiento virtual hasta el destinatario final.


Normalización documental

Brindamos apoyo a las unidades académicas y administrativas en cuanto a la optimización en la gestión de sus procedimientos, mediante las siguientes maneras:

Permiten la ejecución, administración y seguimiento de los circuitos diseñados en el módulo Workflow.
Permiten la organización, control y vigencia de los documentos consolidados en las tablas de retención documental, diseñados de acuerdo a las necesidades y a la normatividad de conservación en medios digitales.

Capacitaciones

Brindamos un servicio personalizado de apoyo a las inquietudes relacionadas con las directrices y procedimientos establecidos para el manejo de la gestión documental, resaltando la importancia que tienen los documentos como parte esencial de la memoria y del patrimonio documental institucional.
Solicita la capacitación diligenciando tus datos en el siguiente formulario:

Capacitaciones
Última actualización: 2019-09-23 11:57
Tipo de capacitación