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Oficina de Gestión Documental

Infografías

Organiza

tu archivo de gestión antes de culminar el año 2019

Identificación
  • Revisa los instrumentos archivísticos:
    • Tabla de Retención Documental de tu dependencia
    • Instructivo de Alistamiento Documental
  • Identifica los documentos de archivo y de apoyo.
Clasificación
  • Clasifica los documentos de archivo, conforme a las series o asuntos establecidos en la Tabla de Retención Documental.
  • Retira los documentos de apoyo de las unidades documentales (legajos), para eliminar o reutilizar.
Ecotip

Reutiliza las carpetas y ganchos legajadores que se liberan
al momento de hacer la depuración.

Organización
  • Integra o ubica los documentos de archivo en los legajos correspondientes, y, de ser necesario, arma uno nuevo.
  • Ordena según corresponda, de forma:
Númerica
Alfabética
Cronológica
Descripción
  • Marca los legajos, ordenados conforme al paso anterior.
  • Actualiza el inventario documental del Archivo de Gestión - Formato Único Inventario Documental.
  • Ubica los legajos en los archivadores o gavetas.
Listos
tipos documentales

que NO se deben reutilizar

info personal
firmas
docs institucionales
reciclaje

El objetivo final de estos documentos
es la eliminación segura.

ecotips

utiliza el aplicativo de gestión de documentos electrónicos SEVENET

sevenet
1. Archivo

Conjunto de documentos, sea cual fuese su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada.

2. Archivo de gestión

Comprende toda la información que es sometida a contínua utilización y consulta administrativa por la oficina productora u otras que la soliciten.

3. Tabla de retención documental

Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

4. Serie documental

Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

5. Subserie

Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de esta por su contenido y sus características específicas.

6. Tipo documental

Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.

7. Documento electrónico

Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos.

8. Documento misional

Documento producido o recibido por una institución en razón de su objeto social.

9. Documento de apoyo

Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero que son de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.

10. Organización documental

Proceso orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una entidad.

11. Transferencia documental

Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de este al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.

12. Inventario documental

Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.

1

Verifique en su plan de transferencia documental la fecha indicada

Item1
2

Realice el alistamiento fisico y virtual

Item2

(instructivo de alistamiento documental AD30-I-009)

3

Cree los documentos necesarios según su tabla de retención documental

Item-3

(Instructivo de digitalización de documentos en el sistema Sevenet AD-30-I-001)

4

Registre en el formato único de inventario los archivos a transferir

Item4

(Formato único de inventario documental AD-30-F-001-V2)

5

Transfiera los documentos en formato virtual y fisico

Item5

(Instructivo transferencia documental-Sevenet AD-30-I-011)

6

Finalice radicando una comunicación interna a la Oficina de Gestión Documental

Item6

(instructivo correspondencia interna AD-30-I-006)

 

Última actualización: 2020-05-20 11:10

 

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