Recomendaciones generales para hacer presentaciones

 

Toda buena presentación, charla o conferencia es el resultado del equilibrio entre varios aspectos: nuestra habilidad para conectar con la audiencia, despertar su interés (y mantenerlo a lo largo de toda la exposición), al tiempo que nos expresarnos de manera clara, sencilla y concreta sobre un tema en particular frente a nuestro público.

Para ello, existen diversas técnicas y recomendaciones que podemos tener en cuenta y que pueden ayudarnos a lograr presentaciones eficaces, asertivas y con mayores posibilidades de alcanzar sus objetivos. A continuación, desde el Departamento de Comunicación y Publicaciones, te compartimos algunas de ellas, que pueden ser útiles en el ámbito institucional y académico:

Estructura y contenido

1. Evalúa la estructura que mejor exprese la conexión entre cada uno de los elementos o ideas que deseas abordar a lo largo de la presentación y asegúrate de que cada diapositiva contribuya a este objetivo.


2. Selecciona cuidadosamente y sintetiza al máximo el contenido, esto permite privilegiar los temas y puntos más relevantes y oportunos. Para ello, es importante prescindir de aquellos datos demasiado específicos que se alejen del objetivo. Un tip para hacer esto más sencillo es imaginar que debemos escribir un tuit y preguntarnos: ¿Cómo podría decir esto en 280 caracteres?.


3. Incluir solo una o dos ideas por diapositiva facilita una presentación ordenada y clara que evita saturar a la audiencia con demasiada información. La información complementaria puedes agregarla verbalmente de forma concisa y sin alejarte demasiado de la idea inicial. En este punto aplica el lema de que “menos es más”.


4. Considera posibles preguntas del público y prepara algunas diapositivas ocultas que podrías presentar solo si requieres ahondar sobre un tema específico.


5. Cita referencias para textos, tablas, gráficos e ilustraciones de forma abreviada a lo largo de la presentación, empleando las normas de estilo APA, cuidando de no incluir más de una referencia por diapositiva.


6. Verifica de forma exhaustiva cifras y datos para evitar inconsistencias o repeticiones. Para ello, lo recomendable es contrastar la información con su respectiva fuente.


7. Incluye títulos claros, breves e ilustrativos para las diapositivas, distintos al título de la presentación, de acuerdo con el tema a abordar; esto también puede tenerse en cuenta para tablas y figuras.


8. Para facilitar la lectura, utiliza una fuente sencilla y limpia (sin serifa), en un tamaño que resulte cómodo para la audiencia, por ejemplo, 36 puntos para los títulos y 16 para el cuerpo del texto, tablas y figuras.


9. Cuida al máximo la redacción y la ortografía para asegurarte de transmitir la información de manera clara y precisa; y evita abusar de las listas y las viñetas.

Diseño e imágenes

La Universidad cuenta con plantillas básicas para la creación de presentaciones que están a disposición de todos los unicentralistas en el sitio de identidad institucional del portal web. Este año, en el marco del Plan de Transformación Institucional, se creó una serie de plantillas que responden a cada uno de los focos estratégicos.

1. Para utilizar una de estas plantillas solo debes descargarla:
     Descarga aquí las plantillas institucionales
    
2. Si prefieres crear el diseño por ti mismo, procura emplear los colores de la paleta institucional, evita emplear demasiados colores (no más de tres) a lo largo de la presentación y asegúrate de usar el logo adecuadamente. Consulta cómo aquí:
     Descarga el Manual de Identidad Visual
    
3. Procura que las imágenes, infografías y esquemas presenten o complementen información del cuerpo del texto y no la repitan. Por lo general, deben tener un nombre y, de ser necesario, su respectiva fuente o referencia.


4. Evita el uso de capturas de pantalla y de imágenes o íconos con estilos dispares que afecten la unidad visual de la presentación o que generen contrastes demasiado fuertes, esto genera fátiga visual en la audiencia.


5. Combina tablas, figuras y texto de manera que cada elemento tenga suficiente espacio en la diapositiva y una relación armónica entre sí. Esto facilita la comprensión rápida de la información. Además, procura establecer un ritmo entre las diapositivas que equilibre imágenes, texto y diagramas a lo largo de la presentación.

 

Una intervención exitosa

Una vez preparados los elementos anteriores, puedes poner en práctica los siguientes tips para lograr una intervención eficaz, que capture la atención y el interés de la audiencia durante toda la presentación. Muchas de estas claves, también empleadas por oradores famosos a lo largo de la historia, se han hecho populares a través de nuevos formatos como las charlas TEDx, aquí te dejamos algunos ejemplos.

1. Escribe un guion para concretar las ideas y expresarlas de forma natural. Con ello, también lograrás más confianza en los primeros minutos de la presentación. Cuánto más flexible sea el guión más fácil será afrontar un imprevisto o un olvido momentáneo, en ese caso, puedes retomar la última idea que recuerdes para continuar o finalizar el tema y pasar a otro.


2. Prepara tu charla con antelación y practica frente al espejo las veces que sea necesario. Esto te permitirá tener en mente puntos clave en el desarrollo de la exposición y conectar con la audiencia en lugar de leer las diapositivas.


3. El lapso de atención de las personas oscila entre 10 y 15 minutos, después de este periodo tienden a distraerse más fácilmente, así que sé breve y ameno. Si tu presentación es más extensa, procura emplear recursos audiovisuales, dinámicas interactivas o preguntas que involucren la atención del público cada 10 o 15 minutos.


4. Comienza con una historia o anécdota, o bien, planteando una pregunta o una idea fascinante. Esto hace que el público se sienta identificado, involucrado y quiera saber más; despierta su curiosidad.


5. Explica tus ideas con claridad, sinceridad y convicción, así generas empatía con la audiencia y aumentas su receptividad hacia el mensaje que deseas transmitir.


6. Utiliza ejemplos, así como analogías, referencias con las que el público ya esté familiarizado y metáforas sencillas para aportar datos específicos y facilitar su comprensión.


7. Haz referencia a cómo las ideas presentadas pueden involucrar y afectar al público.


8. Haz contacto visual de forma equilibrada con el público. Para esto puedes dividirlo en dos grandes grupos y alternar la mirada durante un minuto en cada uno.


9. Procura evitar muletillas al hablar o movimientos rápidos y repetitivos con las manos o los dedos. Trata de mostrarte siempre tranquilo y natural.


10. Si evidencias un error en la presentación, corrígelo de forma natural durante el discurso, ofrece una disculpa breve y pasa al siguiente tema.

Recuerda

La brevedad es el alma del ingenio
William Shakespeare

Además de expresarnos de forma clara y natural durante la presentación, es muy importante ser concretos y evitar abordar demasiados detalles en torno al tema principal de nuestra exposición, esto usualmente surge de la idea de que mientras más información proporcionemos, mayor será la comprensión del tema abordado pero, por lo general, resulta ser una práctica contraproducente. Abstenernos de caer en el exceso de detalles nos permitirá mantener el foco sobre la información más relevante a lo largo de la presentación y gestionar adecuadamente el tiempo, así como lograr un mayor impacto en la audiencia.

No perder de vista el objetivo de nuestra exposición, permitirá que esta transmita una mayor coherencia y se desarrolle de forma más orgánica. En este punto, es muy importante tomarnos el tiempo para reflexionar sobre nuestro público (directivas, docentes, estudiantes, funcionarios o personas externas a la Universidad) y tener claro qué información se ajusta a nuestro objetivo, así como qué información nos aleja de el para así orientar la presentación desde un enfoque adecuado. Este enfoque puede ser estratégico y general, si se trata de una presentación al cuerpo directivo de la Universidad, por ejemplo, o de carácter más táctico si se trata de la implementación de una estrategia o un proyecto y más detallado si se trata de temas de orden operativo en la gestión de las diferentes unidades de la Universidad.