Universidad Central apuesta por la automatización robótica de procesos

Como parte de su compromiso con la transformación digital, la Universidad Central, a través de la Dirección de Tecnología Informática, comenzó la implementación de la automatización de procesos con RPA (Robotic Process Automation). Esta tecnología agiliza tareas operativas y repetitivas mediante robots de software, lo que disminuye las actividades rutinarias y permite enfocar los esfuerzos de los equipos de trabajo en labores más estratégicas.

La RPA consiste en usar robots de software —también conocidos como bots— para ejecutar tareas basadas en reglas definidas, como el cruce de datos, la generación de reportes o la validación de información. 

Esta herramienta ofrece beneficios como la reducción de errores humanos, la disminución de tiempos en la ejecución de procesos y el manejo eficiente de grandes volúmenes de trabajo. Además, permite que los equipos humanos se concentren en actividades estratégicas, creativas y de supervisión.

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El proceso de implementación de la automatización robótica de procesos contempla varias fases:

1. Identificación de procesos: selección de tareas repetitivas basadas en reglas.
2. Diseño del flujo de trabajo: creación de diagramas que representen cada proceso.
3. Desarrollo del bot: configuración del software RPA según el flujo definido.
4. Pruebas: verificación del funcionamiento del bot en escenarios simulados.
5. Implementación: despliegue en actividades reales.
6. Monitoreo y mejora continua: seguimiento, ajustes y recepción de mejoras.

De acuerdo con Juan Manuel Suárez, especialista de la Dirección de Tecnología Informática, la iniciativa responde a la necesidad de eliminar cuellos de botella, reducir las tareas manuales y apoyar el proceso de transformación digital institucional sin modificar radicalmente los sistemas existentes.

“Los RPA pueden trabajar 24/7, lo que se traduce en una mayor productividad para toda la Institución”, destacó Suárez.

De esta manera, la Universidad podrá priorizar tareas de alta demanda. Ejemplos de las actividades que se podrían automizar son: conciliación de información financiera, generación de reportes, migración de datos entre plataformas y soporte a procesos académicos (como preinscripciones, matrículas y validación documental), automatizaciones para desbloqueo de usuarios, reseteo de contraseñas y cargas masivas en plataformas de aprendizaje. 

La Institución hará gran énfasis en la capacitación del talento humano para la incorporación de RPA, a través de campañas de sensibilización y formación en habilidades relacionadas con la automatización.

Como explicó Suárez, el alcance de la automatización se puede evaluar con el tiempo: “La RPA permite empezar con inversiones controladas y escalables. Su complejidad no está en la tecnología, sino en entender los procesos que se quieren mejorar”.

Frente a las preocupaciones sobre la posible pérdida de empleos, Suárez fue claro: lejos de ser una amenaza, los robots se convertirán en aliados del trabajo humano, pues permitirán mayor dedicación en tareas que requieren pensamiento crítico, creatividad y contacto interpersonal. “Las instituciones que acompañan este cambio logran que el personal vea a los robots como aliados, no como amenazas”, señaló. 

Paola Canastero
Máster Central
Bogotá, D. C.,  de junio de 2025
Imágenes: Freepik