UNIVERSITAS XXI. UN AVANCE EN LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN: LA EXPERIENCIA DE LA UNIVERSIDAD CENTRAL.
(Billy Escobar Pérez, Secretario General, Universidad Central)

 

Cuando veo cuánto se puede reformar en la educación,
tengo esperanza de que sea posible reformar a la sociedad.
Gottfried Wilhelm Von Leibniz

Asistentes al Seminario Mejores Prácticas Universitarias.

Los sistemas de información están cambiando la forma en que operan las organizaciones actuales. A través de su uso se logran importantes avances, pues automatizan los diferentes procesos operativos de las mismas, proporcionan información de apoyo al proceso de toma de decisiones y facilitan el logro de ventajas competitivas a través de su implementación.

Nos encontramos frente a la consolidación de un proceso de globalización y tecnificación en el cual, las instituciones actuales enfrentan grandes desafíos, que implican la necesidad de un cambio estructural, mediante el uso de tecnologías de la información y la comunicación.

Estos nuevos modelos, deben obedecer a la necesidad de racionalización de los recursos físicos, tecnológicos y de talento humano de las instituciones y su éxito dependerá en gran medida de la capacidad de desarrollar aplicaciones estratégicas en la tecnología de información, de una manera creativa, dinámica y eficiente. Este aporte es fundamental en todas las áreas, pero imprescindible en lo que respecta a la gestión de la información en el campo educativo.

Dentro de este contexto, la Universidad Central de Colombia, en desarrollo de su misión y visión institucionales, y en su estrategia fundamental dirigida a lograr la excelencia académica, ha tenido como propósito transformar radicalmente todos sus procesos académicos y administrativos, con la participación activa de la comunidad universitaria

En el marco de este propósito, el proyecto UNIVERSITAS XXI, se constituye en pilar fundamental de la modernización de los sistemas de gestión de información académica de la universidad.

La experiencia ha sido altamente enriquecedora y edificante en diferentes aspectos, fortaleciendo el dinamismo de los procesos educativos y generando cambios significativos en la cultura organizacional. El presente escrito, no pretende más que reflejar los antecedentes y desarrollo del proyecto, presentar un estado actual del mismo y resaltar los logros más relevantes, así como las metas propuestas en el futuro inmediato.

ANTECEDENTES

En la última década, nuestra casa de estudios inició un continuo y consistente proceso de transformación organizacional con el propósito de incrementar y fortalecer los espacios de participación en la gestión académica, inspirado en el restablecimiento de los valores, actitudes, comportamientos y con la modificación de la estructura de los procedimientos académicos-administrativos que configuran la primera relación de los estudiantes con la universidad: la matrícula.

Un primer diagnóstico determinó algunas dificultades en dicho proceso, como consecuencia del continuo crecimiento de la población estudiantil, identificándose los siguientes aspectos:

• La Cancelación del costo de la matricula dependía de los logros académicos obtenidos por cada estudiante, lo que impedía que la universidad tuviera, en momentos precisos, certeza sobre su real población estudiantil.

• La legalización del registro de asignaturas se realizaba de manera instrumental y fuera de los términos previstos en la programación académica, lo cual generaba en igual forma, incertidumbre frente al número de estudiantes que realmente hacían parte de la institución.

De esta manera, y como una primera alternativa de solución a dichos inconvenientes, se adoptó entre el período del primer semestre de 1999 y el segundo de 2003, el sistema de información académica (SIAUC), diseñado e implementado con el fin de organizar y sistematizar el registro académico de los estudiantes, el cual fue constituido como un proyecto de ciencia y tecnología, estructurado sobre la base de la información reportada al Sistema Nacional de Información de la Educación Superior (SNIES).

Alrededor de esta herramienta tecnológica, se organizaron diversos grupos de trabajo responsables de evaluar la información suministrada semestralmente y de proponer políticas de desarrollo institucional. Sus principales logros de tradujeron en la normalización de los procedimientos de registro y control académico de los estudiantes. Sin embargo, aún subsistían dificultades que superaban la capacidad y el equipamiento institucional.

Así las cosas, la Universidad Central de Colombia identifica en el entorno iberoamericano la solución informática adecuada a sus requerimientos y expectativas: UNIVERSITAS XXI, software patentado por la Oficina de Cooperación Universitaria OCU América.

PROYECTO UNIVERSIDAD CENTRAL - UNIVERSITAS XXI OCU AMERICA

ADOPCIÓN DE LA METODOLOGÍA OCU

Se inicia entonces el proceso de implantación de UNIVERSITAS XXI, adoptando la metodología planteada por OCU, para lo cual se conformo un comité coordinador del proyecto dirigido por un gerente general y un gerente técnico, a cargo del Secretario general y del director de sistemas de la Universidad, respectivamente.

Adicionalmente, se estableció la junta directiva del proyecto, conformada por la Vicerrectoría Académica, la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, la dirección de Planeación y Desarrollo, la Secretaría General y la dirección del Departamento de Sistemas.

Así mismo, se conformó un grupo de apoyo en la gestión de los procesos académico-administrativos y del registro académico, con los secretarios académicos de cada una de las Escuelas y Facultades.

Una vez conformada la estructura operativa del proyecto, de manera concertada se establecieron tres fases fundamentales:

I. Sensibilización y Socialización:
Esta etapa ha constituido una fase fundamental del proceso, toda vez que el éxito del mismo depende del alto grado de integración y participación de la comunidad académica en general en su implementación.

En este sentido, se convocó a los estamentos directivos, académicos y administrativos de la Universidad, con el propósito de informar los alcances, bondades e implicaciones del proyecto UNIVERSITAS XXI. Así mismo, se reconoció la presencia de nuevos conceptos, de un lenguaje pertinente de los procesos y de otro lado, se generó un mayor compromiso orientado al fortalecimiento del proceso de Registro Académico, por parte de todos los actores involucrados, quienes se han convertido en agentes multiplicadores en la divulgación de la información y generadores de una nueva cultura de la gestión de la información.

II. Capacitación.
Esta segunda fase se llevó a cabo en concertación con OCU, institución que nos ha acompañado en las distintas etapas de avance del proyecto y ha sido un verdadero soporte en todas las áreas que componen el mismo, estructurando equipos de trabajo básicos conformados por tutores y principales usuarios de la nueva herramienta tecnológica.

La divulgación realizada ante la comunidad universitaria superó las metas iniciales propuestas. De esta manera, la solución informática, luego de ser presentada a los directivos de la universidad, fue expuesta y analizada ante un grupo significativo de docentes logrando una participación activa del setenta por ciento (70 %) del cuerpo docente, mediante la realización de tres (3) sesiones continuas.

Una situación similar se presentó con relación a los estudiantes, cuya asistencia a la capacitación que se realizó en cuatro (4) sesiones fue representativa, con una asistencia global de 2.700 estudiantes, quienes con un profundo sentido de pertenencia se han convertido en difusores permanentes de la capacitación recibida.

Una vez llevadas a cabo las anteriores etapas, tendientes a la inserción del proyecto en la dinámica institucional, se procedió a realizar una prueba piloto con datos reales del proceso de matrícula, adelantándose un semestre en el desarrollo del cronograma, que planeaba dicha actividad para el segundo semestre de 2004. Lo anterior, permitió una eficiente racionalización de los recursos, identificando los aspectos críticos, antes del funcionamiento formal de Universitas XXI.

El resultado fue altamente satisfactorio y en la actualidad se está culminando la programación académica del segundo ciclo académico de 2004.

III. Implantación Técnica.
Para la ejecución de esta fase final, se definieron las siguientes etapas, con base en la retroalimentación recibida de la junta directiva y del comité técnico del proyecto, a saber:

1. Construcción de Grafos: La diagramación de los planes de estudio, mediante la elaboración de grafos, se realizó directamente por las escuelas responsables de cada uno de los programas académicos, en trabajo conjunto con los consultores de OCU y el departamento de sistemas de la universidad, plasmándose dichos resultados, en documentos formales.

2. Carga de archivos: Inicialmente se definió en consenso con la Oficina de Cooperación, cargar los archivos correspondientes a estudiantes activos, es decir, aquellos con matrícula vigente para el segundo semestre del 2003; sin embargo, se logró organizar la información y la carga de datos desde 1.986 a la fecha, logrando 1.716.183 registros de notas y 63.851 expedientes de alumnos, consolidándose una base de datos de suma importancia para el logro de los objetivos propuestos.

3. Simulación del ciclo vigente. Un elemento primordial para el éxito de esta fase de implementación, fue la simulación realizada durante el segundo período académico de 2003, la cual permitió establecer un paralelo entre los sistemas SIAUC y Universitas XXI, mecanismo que logró establecer las inconsistencias de datos resultantes en el empalme, implementación y desarrollo de nuevos sistemas informáticos.

4. Operación y Puesta en marcha: Esta etapa de la fase de implementación técnica, se ha llevado a cabo en un periodo menor al programado, como consecuencia de los excelentes resultados obtenidos en las etapas previas descritas anteriormente, potencializando los mismos mediante la implementación del proceso de matricula a través de Internet, el cual, no obstante no haber sido implementado paralelamente a la matrícula de alumnos antiguos, entró operar un mes después, reflejándose sus resultados en dos mil matriculas (2000) a través de la red, para el primer ciclo académico de 2004.

IMPACTO Y LOGROS ALCANZADOS CON LA IMPLEMENTACION DEL NUEVO SISTEMA UNIVERSITAS XXI

Se realizó una minuciosa revisión de la oferta académica, la cual conllevó el análisis de los planes de estudio ofertados, encontrándose que muchos de los contenidos de los programas eran los mismos, pero con distintas denominaciones; de esta manera, se redujo considerablemente de 2100 a 690 el número de asignaturas.

De otra parte, se encontró que existían grupos que no cumplían con el número mínimo de alumnos inscritos, así como doble asignación de docentes. Este importante hallazgo, trajo consigo importantes beneficios administrativos y financieros, toda vez que se redujeron en gran medida el pago de nómina, la utilización de espacios físicos y elementos disponibles para la docencia.

Una primera valoración técnica sobre el proceso de optimización de la información obtenida a partir de la implementación de UNIVERSITAS XXI, indica los siguientes avances:

• Consolidación de una oferta académica diseñada a partir de información real, logrando equilibrio y coherencia en los contenidos de los programas académicos, y la optimización de los recursos.

• La asignación de docentes, la apertura de grupos y el registro académico de los estudiantes se realiza de manera concertada y en línea.

• Cada unidad académica funcional opera en concordancia con la normatividad académica de la universidad, y los estudiantes son participes activos del proceso de registro académico.

PESPECTIVAS FRENTE A UNIVERSITAS XXI A CORTO Y MEDIANO PLAZO

Las directivas de la Universidad Central y el órgano ejecutor del proyecto, han planteado las siguientes metas a corto y mediano plazo:

• Fortalecimiento del módulo de apoyo docente, específicamente en la consolidación del Banco de Docentes, proyecto de iniciativa de la Vicerrectoría Académica, mediante la conformación de registros diseñados con componentes tales como: Información Personal, Formación Académica y perfil Profesional, permitiendo una mayor eficiencia en el desempeño y ubicación de los docentes y su participación en los campos de la docencia certificada, la investigación y la proyección social.

• Con base en los perfiles académicos, efectuar una propuesta de Carga académica para cada plaza docente.

• Si bien es cierto, Universitas XXI en España se ha consolidado como una herramienta tecnológica en la gestión y planeación académica, así como sistema integrador de toda la información universitaria, en América Latina aún no se cuenta con este tipo de instrumentos. De esta manea, es un reto para la oficina de Cooperación Universitaria, entregar a la Universidad Latinoamericana una herramienta eficaz que permita la elaboración de la planeación académica y de esta manera, generar una solución informática que permita construir una propuesta eficiente de grupos y horarios para el ejercicio de la actividad y la planeación y programación académicas.

El logro de estos objetivos propuestos y la consolidación de los avances logrados implican la participación decidida y el compromiso sine qua non de todos y cada uno de los miembros de la comunidad universitaria en América Latina, que garanticen la sensibilización y socialización, como fase esencial de la implementación de nuevos sistemas de gestión de la información, enmarcados dentro del proceso global de evaluación y mejoramiento de la calidad de nuestras Instituciones de Educación Superior.

Finalmente, es preciso anotar que no obstante los logros obtenidos, el verdadero cambio en las Instituciones de Educación Superior, trasciende el ámbito de los procesos la gestión de la información y debe involucrar una adecuada plataforma de talento humano como gestor los mismos, que permitan alcanzar la excelencia académica.

La invitación por parte de la Universidad Central de Colombia a trabajar mancomunadamente en busca de este fin, se hace extensiva a cada uno de los participantes de estas importantes jornadas.