A finales de agosto llega la nueva versión del portal web institucional, que contará con un diseño enfocado en hacer más rápido y eficiente el acceso a la información.
Se ha vuelto un lugar común decir que la forma vertiginosa en la que avanza la tecnología obliga a las organizaciones a actualizarse constantemente para poder mantenerse a la vanguardia, y cuando se trata de temas relacionados con medios virtuales es esta premisa la que parece guiar cualquier idea de renovación. No obstante, reducir las posibilidades de transformación únicamente al aspecto tecnológico no solo sería un error sino que produciría el sinsentido de creer que se debe cambiar porque las cosas cambian.
Contrario a esto, durante su trayectoria de más de 15 años en internet, la Universidad Central ha procurado evitar caer en este "cliché", gracias a su firme convicción de que todo proceso de innovación debe darse con el fin de responder a unas necesidades concretas y plantear soluciones eficaces que permitan generar dinámicas de mejoramiento continuo.
Con esto en mente, y con el apoyo de las directivas de la Institución, el equipo de la Coordinación Web se dio a la tarea de realizar, durante un año, un trabajo de levantamiento de información y de investigación con el fin de renovar el espacio de la Universidad en la web.
El fruto de esta labor es la puesta en marcha de su nuevo portal institucional, el cual se lanzará al público en los próximos días.
Un portal de todos y para todos
En esta ocasión, la creación de la nueva versión del portal institucional se enmarca dentro de la iniciativa liderada por la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, y en la que están involucradas todas las dependencias de la Universidad, con la que se busca generar cambios en la gestión académico-administrativa para elevar la calidad de los servicios prestados y garantizar una excelente atención a todos sus usuarios. Este enfoque conllevó a que el Departamento de Comunicación y Publicaciones se cuestionara qué tan alejado estaba el portal actual de estos objetivos.
Al tener en cuenta que la versión 2011 de esta herramienta fue diseñada principalmente para dar a conocer a la Institución y sus distintas dependencias, se encontró que, si bien discriminaba contenidos por sus diferentes tipos de públicos, su función principal era la de informar, antes que la de prestar servicios a cada uno de ellos. En este sentido, para poder entender la perspectiva de cada uno de sus usuarios (estudiantes, docentes, egresados, funcionarios, aspirantes, el Ministerio de Educación Nacional y todo aquel interesado en las diferentes actividades y servicios de este centro educativo) era imperativo escucharlos e identificar sus nuevas necesidades para reestructurar el portal de manera adecuada.
Por tanto, no era suficiente tener la claridad de que cada uno de ellos tiene expectativas particulares de cómo debe comportarse el portal; este proyecto ameritaba un conocimiento más amplio de las demandas comunicativas de estos usuarios. Entonces, a inicios de 2013, el equipo se encaminó tanto a realizar un trabajo investigativo que permitiera actualizar el perfil de cada tipo de público, como a conocer de primera mano sus experiencias con el actual portal y los cambios que realizarían al mismo.
Encuestas y focus group con estudiantes y docentes, reuniones con las directivas institucionales, sesiones de trabajo con líderes de dependencias académicas y administrativas, documentación especializada sobre las tendencias digitales en el ámbito educativo, estudio de estadísticas de los usos del portal y la consideración de las diversas solicitudes hechas a la Coordinación Web fueron las fuentes a través de las cuales se logró un nuevo acercamiento a los usuarios. Después de dos años de funcionamiento, la mayoría de las personas consultadas evaluaron el portal a profundidad y confirmaron la necesidad no solo de perfeccionar el trabajo hasta ahora realizado sino de evolucionar para fortalecer la presencia de la Universidad en el mundo digital.
En cuanto a las posibilidades de mejora, se evidenció que aunque muchas unidades institucionales recurren con periodicidad a este espacio virtual para divulgar contenidos de índole académica, investigativa, cultural, administrativa y promocional, los públicos a los que van dirigidos requieren más tiempo del esperado para acceder a ellos. Del mismo modo, parece ser que la interfaz gráfica dejó de resultar atractiva, especialmente para los jóvenes, que son grupo de usuarios más numeroso y frecuente del portal, y quienes fueron los que más enfatizaron en la importancia de renovar el lenguaje visual y textual de esta herramienta.
Sumado a lo anterior, se halló que el portal institucional podría potencializarse en la medida que, por un lado, refleje las actividades académicas de docentes y estudiantes y, por otro lado, dé lugar a la articulación y virtualización de la mayoría de trámites administrativos y académicos, lo que podría agilizar las diligencias que deben realizar los usuarios, reducir la tensión que estas ocasionan y brindar una mayor satisfacción.
La nueva plataforma
Al enfocarse en los usuarios y las tareas que estos deben realizar, el portal institucional que será lanzado al aire en los próximos días fue concebido de manera tal que se privilegiara la usabilidad. En este sentido, se propendió a crear un ambiente intuitivo y gráficamente ameno que invita a ser explorado por todos los miembros de la comunidad unicentralista, así como por el público en general. Gracias a los resultados de la investigación, y de la mano con un análisis paralelo respecto de experiencias similares en otras instituciones de educación superior, se establecieron necesidades puntuales, lo cual devino en acciones concretas de mejora.
En primer lugar, se hizo una reestructuración de contenidos con el fin hacer más precisas la presentación de información y la prestación de servicios ofrecidos a cada público objetivo. Como parte de esta tarea, se redujo el número de artículos sin sacrificar contenido, lo que también permitió simplificar las rutas de navegación y poner en los primeros niveles servicios que hasta el momento no eran fácilmente accesibles; y se modificó el lenguaje utilizado hasta el momento en pro de hacerlo más claro y amable. Adicionalmente, se le dio una nueva cara a los sitios de Noticentral y Eventos, y se hizo un esfuerzo por integrar el portal con los demás medios sociales utilizados por la Universidad —YouTube, Facebook y Twitter—, con el fin de construir una red de información que permita generar una mayor presencia institucional en la red.
En segundo lugar, y contando con el visto bueno de la Coordinación Gráfica, se modificaron las disposiciones de estilos y colores (i.e. ampliación de la paleta institucional) utilizadas hasta el momento, a la vez que se recopilaron imágenes para enriquecer el nuevo espacio virtual en materia gráfica, y dotarlo así de un carácter más dinámico. El diseño resultante, de naturaleza modular, permite contar con páginas de llegada más amigables (evita la duplicación de información, lo que reduce la posibilidad de tener datos contradictorios o desactualizados), además de favorecer la visibilización de información que se encuentra en artículos internos.
Y en tercer lugar, se tomó la decisión de renovar completamente la plataforma tecnológica que hasta el momento había soportado el funcionamiento del portal, con el fin de garantizar mayor seguridad y una perfecta compatibilidad con todo tipo de dispositivos —en términos técnicos, un sitio web adaptativo—. Para esto, se actualizó el sistema de administración de contenidos y se emplearon tecnologías de vanguardia como HTML5 que, de la mano con las mejoras en el contenido, ayudan a alcanzar una mejor indexación y, por ende, una mejor visibilidad para la Institución en internet.
El Departamento de Comunicación y Publicaciones espera haber capturado y armonizado las ideas de todos los miembros de la comunidad unicentralista que de una u otra forma participaron en el proceso. Durante el proceso, el equipo de la Coordinación Web se enriqueció día a día con la espontaneidad de los estudiantes, la disposición de los funcionarios administrativos, la rigurosidad de los docentes y la orientación de los estamentos superiores; todos ellos han sido actores fundamentales en la obtención del producto final. Adicionalmente, es importante agradecer a la Unidad de Medios Audiovisuales (UMA) por su valiosa asistencia técnica, y particularmente a Diego Helson Mozo Escobar, empleado de esta dependencia, quien colaboró en materia de servicios fotográficos.
Sin lugar a dudas, por su naturaleza, este espacio seguirá ajustándose y evolucionando luego de su puesta en funcionamiento. En consecuencia, se invita a todos los unicentralistas a conocer y apropiarse de este portal y compartir sus apreciaciones y aportes sobre el mismo a través del Sistema de Felicitaciones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (FQRS).
