Aunque su implementación obedece a una exigencia de la DIAN, la factura electrónica reporta grandes beneficios a las organizaciones, al país y al planeta.
Es perfectamente comprensible que todo cambio —sobre todo cuando afecta a grandes sectores de la población o la estructura social— genere ansiedad e incertidumbre. Tal es el caso de la factura electrónica, que según la Ley 1819 del 2016 (última reforma tributaria) deberán expedir, a partir del 1 de enero de 2019, todas las empresas y organizaciones obligadas a pagar el impuesto sobre el valor agregado (IVA).
¿Demandará esta nueva obligación cambios estructurales en mi empresa? ¿Tendré que hacer grandes inversiones para implementar la facturación electrónica? ¿Cómo se debe gestionar la factura electrónica? Estos son solo algunos de los interrogantes que, sin duda, se plantean los empresarios y demás contribuyentes que deberán adoptar la facturación electrónica.
Si bien este artículo no pretende abarcar en su totalidad este tema tan extenso y complejo, sí presenta a los interesados (¡todos los contribuyentes obligados a declarar y cancelar el IVA!) algunos conceptos básicos que les servirán como punto de partida para consultar otras fuentes y profundizar más en la materia de la mano de peritos y asesores expertos.
¿Qué es la factura electrónica?
Según el artículo 2 del Decreto 2242 del 24 de noviembre de 2015, que reglamenta la expedición de la factura electrónica, esta es “el documento que soporta transacciones de venta bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas que permiten el cumplimiento de las características y condiciones que se establecen en presente Decreto en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación”.
Del texto de este artículo se desprende que la factura electrónica sigue siendo el mismo documento tradicional que sirve de soporte y comprobante para las ventas de bienes y servicios; la diferencia radica en que se generará, procesará y gestionará por medios electrónicos, de acuerdo, entre otros, con lineamientos como los siguientes:
- Utilizar el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN.
- Llevar numeración consecutiva autorizada por la DIAN con sus condiciones.
- Incluir la firma digital del vendedor registrado o del representante legal o autorizado ante la DIAN, para garantizar su autenticidad e integridad.
- Cuando el vendedor obligado a expedir la factura electrónica así lo requiera, puede contratar a un proveedor tecnológico que preste este servicio; dicho proveedor debe estar registrado y habilitado ante la DIAN.
- El vendedor se compromete a entregar la factura electrónica al comprador.
- Una vez expedida, la factura electrónica debe registrarse ante la DIAN en las 48 horas siguientes.
Implementación de la factura electrónica
Como se mencionó, las personas naturales y jurídicas obligadas a declarar el IVA y el impuesto al consumo deberán expedir la factura electrónica desde el 1 de enero de 2019. Sin embargo, el proceso de implementación de la misma va desde los años 2017 y 2018 con un grupo de empresas seleccionadas por la DIAN y algunas que, con carácter voluntario, se acogieron a esta nueva forma de facturación. Para este efecto, dichas empresas deben debe ingresar al portal web de la DIAN y seguir estos pasos:
- Registrarse como obligado a expedir factura electrónica.
- Establecer si va a facturar directamente (es decir con su propio software y plataforma tecnológica) o por medio de un proveedor tecnológico habilitado por la DIAN. En caso de vaya que vaya a realizar la facturación directamente, la empresa debe: a) indicar el software que empleará para facturar; b) iniciar pruebas técnicas, hasta cumplir con las condiciones exigidas por la DIAN. Para este fin, la DIAN generará facturas de prueba. Si la empresa opta por contratar a un proveedor tecnológico, deberá verificar que cuente con la autorización de la DIAN para prestar este servicio, entre otros requisitos
La DIAN proporcionará a las mipymes servicios informáticos electrónicos gratuitos para la expedición de facturas electrónicas, con el fin de estimular la adopción de la facturación electrónica entre los contribuyentes que no cuenten con los recursos para implementar las adecuaciones tecnológicas que requiere el nuevo sistema.
Beneficios del modelo de facturación electrónica
Según el micrositio de factura electrónica de la DIAN, el sistema de facturación electrónica reportará a las empresas y organizaciones grandes ventajas, como las siguientes:
- Eliminación de riesgo de pérdida de documentos físicos
- Mayor eficiencia en la gestión documental
- Reducción en los costos de procesamiento de las facturas
- Una mejor trazabilidad y seguridad de las operaciones
- Mejoramiento en la gestión de cobro
- Mayor rapidez y eficiencia en los procesos administrativos
- Una mejor Integración de los procesos misionales, logísticos, contables, financieros y administrativos de la organización
El país y el planeta se verán beneficiados con los enormes ahorros en materia de papel y tintas de impresión que se lograrán con el nuevo sistema.
Fuentes
- Manual práctico de IVA y facturación. Legis, 2017.
- Impulso y masificación de la factura electrónica (documento de la DIAN).
- Micrositio de factura electrónica de la DIAN (http://www.dian.gov.co/contenidos/otros/fac_electronica.html)
