La entidad Bureau Veritas Quality International le entregó oficialmente a la UC la certificación en norma ISO 9001:2008 de sus procesos administrativos.
El 3 de junio de 2015, la entidad certificadora Bureau Veritas Quality International le entregó oficialmente a la Universidad Central la certificación en la cual se consigna que el sistema de gestión de calidad administrativa del claustro unicentralista, cuyo alcance son “los procesos liderados por las áreas administrativas que prestan servicios de apoyo a la academia (…), ha sido evaluado y se muestra acorde con los requerimientos de la Norma ISO 9001, versión 2008”. El certificado fue expedido el 4 de mayo de 2015 y tendrá vigencia hasta el 3 de mayo de 2018.
Este es el feliz epílogo de una empresa que, con el liderazgo de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, comenzó en 2005. En aquel año, en efecto, se llevó a cabo la primera sesión de trabajo sobre los procesos y procedimientos de nuestra área administrativa. Ya entonces se vislumbró la complejidad del reto que se planteaba la Universidad: implementar un sistema de gestión por procesos que se ciñera a los más rigurosos y exigentes estándares internacionales. Se partió del principio del mejoramiento continuo, en concordancia con los lineamientos consignados en el Proyecto Educativo Institucional (PEI). Ofrecer servicios de calidad como apoyo a la gestión académica y a la comunidad unicentralista era el propósito esencial. "En aquella ocasión, la primera tarea fue reflexionar en torno a las nociones de proceso y procedimiento, y crear nuestras propias definiciones de estos términos", recuerda Nelson Gnecco, vicerrector administrativo y financiero.
A estas primeras aproximaciones siguieron años de innumerables reuniones, debates y esfuerzos institucionales para identificar, levantar y fijar los procesos y procedimientos del área administrativa. La fase siguiente fue la puesta en marcha de esos procesos y procedimientos; esta fue una labor larga y exigente, que en no pocas ocasiones requirió reformularlos en lo que respecta a su alcance, interrelaciones y grado de detalle. Este gran esfuerzo institucional ha dado sus frutos, pues ha permitido optimizar el uso de los recursos, aumentar la eficiencia, mejorar la comunicación y sensibilizar a todos los cargos administrativos sobre la importancia de trabajar en equipo en procura de los objetivos comunes.
¿Qué es la ISO 9001:2008?
La norma ISO 9001:2008 está estructurada en ocho capítulos. Los cuatro primeros tienen un carácter introductorio y se refieren a declaraciones de principios, estructura y descripción de la empresa y requisitos generales, entre otros. Los cuatro restantes hacen referencia concreta a los procesos y allí están agrupados los requisitos para la implementación del sistema de calidad.
Igualmente, la norma ISO 9001:2008 se basa en ocho principios de gestión de calidad: enfoque al cliente, liderazgo, participación del personal, enfoque basado en procesos, enfoque de sistema para la gestión, mejora continua, enfoque basado en hechos para la toma de decisión y relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor.
El SIGA
Un paso trascendental para lograr el objetivo de propender a una cultura de la calidad administrativa en la Universidad Central se dio el 10 de octubre de 2013. Ese día fue expedida la Resolución rectoral número 250, mediante la cual se adoptó el Sistema de Gestión de Calidad Administrativa (SIGA) y se creó el Comité de Calidad Administrativa.
En dicho texto se estableció la Política de calidad administrativa con la que la Universidad se comprometió, en sus procesos y procedimientos administrativos, a ofrecer servicios de gran calidad como apoyo a la gestión académica y a la comunidad unicentralista, en concordancia con lo establecido en el PEI y según los principios de mejoramiento continuo.
Los objetivos del SIGA, consignados en este documento institucional son los siguientes: a) implementar y mantener un sistema de mejoramiento continuo de los procesos administrativos, que incluya elementos de evaluación, medición, documentación y control para garantizar la calidad de los servicios prestados a la academia y a la comunidad unicentralista; b) garantizar la disponibilidad y el uso eficiente del talento humano, así como de los recursos financieros, tecnológicos y físicos para el funcionamiento eficiente y eficaz de los procesos; c) fomentar y consolidar la cultura de la excelencia en el desarrollo de las competencias del talento humano y d) Asegurar el equilibrio necesario entre la eficiencia de los procesos y el control interno como factor mitigador de riesgos, en el marco de las normas internas y los requisitos legales.
De la misma manera, se estipuló que la responsabilidad por el adecuado funcionamiento del Sistema de Gestión de Calidad Administrativa corresponde al vicerrector administrativo y financiero de la Institución; esto con el fin de asegurar el cumplimiento de los objetivos planteados.
Posteriormente, el 28 de julio de 2014, mediante Resolución rectoral número 140, se le dió al sistema la denominación de SIGA.
Como apoyo tecnológico para la implementación, automatización y mantenimiento del SIGA, la Universidad Central adquirió una aplicación informática especial. Se llama ISOlucion y es una herramienta que facilita la definición y automatización de los sistemas de gestión de la calidad, así como la implementación de los modelos normativos complementarios. Asimismo, con esta plataforma se hace más ágil y eficiente el acceso a los procesos y procedimientos de cada una de las dependencias administrativas de la Universidad, lo mismo que otras tareas asociadas al sistema, tales como revisión y mejoramiento de la documentación relacionada con este, consulta de las funciones de los distintos cargos, documentación y seguimiento de las acciones preventivas, correctivas y de mejoramiento, actualización de indicadores y descarga de formatos, entre otras.
Con el ánimo de hacer una evaluación previa a la certificación, se contrataron dos auditorías internas. La primera de estas tuvo lugar del 17 al 21 de febrero y la segunda, del 28 de julio al 11 de agosto de 2014. Ya con el convencimiento de que el Sistema de Gestión de Calidad Administrativa de la Universidad había alcanzado su madurez, se solicitó la auditoría de certificación.
El resultado
Efectivamente, del 11 al 13 de marzo de 2015, representantes de la firma certificadora comprobaron que en la Universidad Central "se hacen las cosas bien". Y, el pasado 3 de junio, nuestra alma máter pasó a integrar el selecto grupo de instituciones de educación superior que han recibido la certificación de calidad por los servicios que prestan.
Durante la ceremonia de entrega de la certificación a la Universidad, el vicerrector administrativo y financiero destacó el compromiso y la participación de la comunidad en el desarrollo del sistema. "Este acto ofrece una oportunidad inmejorable para detenernos y esbozar algunas breves consideraciones sobre lo que ha sido la implementación de nuestro Sistema de Gestión de Calidad Administrativa, que también conocemos con el acrónimo de SIGA. La primera de ellas es el hecho, destacable desde todo punto de vista, de que el SIGA es por completo una creación propia de la Universidad, cuyos integrantes construyeron pieza por pieza desde sus cimientos", afirmó.
Además del prestigio que la Universidad Central ha adquirido con este logro, la certificación también se constituye en un instrumento que puede contribuir al éxito de otro de los objetivos del claustro unicentralista: la acreditación institucional.
"Este reconocimiento simboliza el arduo trabajo que viene adelantando la Universidad para alcanzar su visión de futuro, la cual nos impone, entre otras metas, las de contar con una estructura orgánica adecuada a los criterios de eficacia y transparencia, con procesos estandarizados, comunicaciones fluidas, decisiones ágiles y sistemas de control y evaluación eficaces, así como el instaurar una cultura de evaluación para el mejoramiento continuo. Además, esta certificación se constituye en una garantía más que la Universidad Central brinda a sus estudiantes y a la sociedad en general, de estar cumpliendo cabalmente las tareas y responsabilidades que esta nos ha confiado", concluyó el rector de la Universidad Central, Rafael Santos, el día de la entrega de la certificación.
En nuestro país diferentes entidades pueden expedir las certificaciones ISO. Estas deben tener aprobación de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
Las siguientes firmas, actualmente, tienen aprobación de la SIC para expedir certificaciones ISO en Colombia: Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (Icontec); SGS Colombia, S. A.; Bureau Veritas Quality Colombia, Ltda.; International Certification and Training, S. A.; Cotecna Certificadora Services, Ltda. y la Corporación Centro de Investigación y Desarrollo Tecnológico.
La empresa que certificó a la Universidad Central en la norma ISO 9001:2008 es Bureau Veritas Quality, considerada una de las más importantes organizaciones de certificación en el mundo. Fue fundada en 1987 y en la actualidad tiene presencia en 44 países de los cinco continentes.
Pedro María Mejía Villa
Coordinación de Comunicaciones
Bogotá, D.C., 12 de agosto de 2015
Imágenes: Departamento de Comunicación y Publicaciones
